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《中南大学研究生学位材料归档管理办法》

发布时间:2016-10-27    浏览次数:178



《中南大学研究生学位材料归档管理办法》 

中大研字〔2016329



                                           中南大学研究生学位材料归档管理办法

2016526日第十一次校务会议通过)

 为了加强和规范我校研究生博士、硕士学位档案的归档管理,根据《高等学校档案管理办法》等有关文件的规定,结合学校实际,特制定本管理办法。

一、立卷归档管理

(一)研究生院与档案馆负责研究生学位材料归档工作的管理与督办工作。研究生院负责审核各类研究生学位授予名单,确定各类研究生学位材料的归档目录、学位文件材料的填写要求等工作;档案馆负责学位材料归档的业务指导、归档验收、查阅保管、整理入库、档案利用等工作。

(二)材料形成单位(部门)负责立卷,各二级研究生培养单位(立卷部门)指定专人担任档案员,负责按归档要求如期完成研究生学位材料的审查核对、收集整理、立卷归档与移交工作。

           二、立卷归档范围
  (一)每年度授予硕士、博士学位人员的学位材料,包括:研究生毕业成绩单、毕业研究生登记表、学位审批书、硕士学位论文扉页及原创性声明、学位论文专家评阅书、同等学力人员申请硕士(博士)资格审查表等(各类研究生学位材料归档目录见附件)。

(二)博士学位论文纸质版,优秀和保密硕士学位论文纸质版。

三、立卷归档要求

(一)归档的研究生学位材料必须是原件。归档材料中填写内容准确完整、审核签字及盖章齐全,需要加盖印章或签字的必须是红印和亲笔签字。归档的研究生学位材料内,需粘贴相片的位置不能空。

(二)归档的学位文件材料必须字迹工整、清晰,使用符合档案要求的书写材料,如碳素、蓝黑墨水;计算机打印的材料必须是激光打印。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色笔、纯蓝色墨水笔和色带打印、喷墨打印等不耐久材料。

(三)归档的学位材料用纸要统一规格,采用国际标准 A4 型(210mm×297mm);拆除学位材料与学位论文中所有的金属钉,并对破损的材料进行修补完善。  

(四)研究生学位材料归档以卷为单位,每位研究生的学位归档材料为一卷;每卷学位材料按排序要求排好序后,用铅笔从“研究生毕业成绩单”起开始依序编写页码。归档的学位材料及其需要归档的学位论文用专用的档案袋装好,一人一袋。

(五)博士学位论文纸质版与其学位材料实行同步归档;省级优秀硕士论文纸质版于评选结果出来后二个月内,移交归档;涉密学位论文严格按照《中南大学研究生涉密学位论文保密管理暂行规定》(中大党密字〔20152号)进行归档与管理。学位论文归档时必须在其封面左下角用油性笔标注上与其学位材料相同的档号(如学位材料档号为ZD11-2015-JX1216-736,则标注格式为ZD112015736)

(六)移交档案时,档案馆根据归档要求进行验收。不符合要求者,档案馆退回二级培养单位,限期改正后重新验收,合格后办理移交手续。移交目录一式三份,档案馆、研究生院学位管理办公室、二级研究生培养单位各执一份。

四、立卷归档方式

档案员使用校园卡账号和密码进入“中南大学数字档案馆业务管理平台”进行立卷归档,具体立卷归档方式、操作流程与规范详见档案馆网站“业务指导”栏目内“研究生学位材料立卷归档操作流程与规范”。

          五、立卷归档时间

(一)研究生院于每年6月底与12月底完成本学期各类授予博士、硕士学位人员网上审核工作,审核通过的各类授予博士、硕士学位授予信息自动转入研究生管理系统的“学位档案管理模块”。

(二)研究生院审核通过的学位授予信息上传至“学校数据中心”;档案管理系统从“学校数据中心”获取数据,导入“数字档案馆业务管理平台”;二级研究生培养单位对照研究生管理系统的“学位档案管理模块”,做好档案管理系统归档数据的核对工作,核对准确无误后进行组卷、立卷等工作。

(三)二级研究生培养单位的档案员在当年1020日前完成本单位上半年授予学位的研究生学位材料归档与移交,下半年授予学位的研究生学位材料在次年420日前完成归档与移交。逾期未完成归档工作的,研究生院将会同档案馆进行通报。

六、本管理办法由学校档案馆和研究生院负责解释,自发布之日起施行,原《中南大学博士、硕士学位档案归档管理办法(暂行)》(中大研字〔200733号)同时废止。

附件:各类研究生学位材料归档目录

              附件

各类研究生学位材料归档目录

             (袋内材料及顺序)
          1.硕士研究生学位材料归档目录

①封面(档案管理系统打印)

②卷内目录(档案管理系统打印)

③研究生毕业成绩单1

④毕业研究生登记表1

⑤学位审批书1

                        ⑥学位论文专家评阅书一套(2-5份)
                ⑦硕士学位论文扉页及原创性声明1
                         2.同等学力人员申请硕士学位材料归档目录
                         ①封面(档案管理系统打印)
                       ②卷内目录(档案管理系统打印)
                   ③研究生课程进修成绩单1

④同等学力人员申请硕士学位资格审查表1

                       ⑤学位审批书1
                           ⑥学位论文专家评阅书一套(3-5份)
                           ⑦学位论文扉页及原创性声明1

3.博士研究生学位材料归档目录

              ①封面(档案管理系统打印)
               ②卷内目录(档案管理系统打印)
             ③研究生毕业成绩单1
              ④毕业研究生登记表1
             ⑤学位审批书1
                  ⑥学位论文专家评阅书一套(3-5份)
                    ⑦博士学位论文纸质版1
                    4.同等学力人员申请博士学位材料归档目录
                         ①封面(档案管理系统打印)
                           ②卷内目录(档案管理系统打印)
                          ③研究生课程进修成绩单1
                               ④同等学力人员申请博士学位资格审查表1
                                   ⑤专家推荐书1套(2份)
                                ⑥学位审批书1份 1
                              ⑦学位论文专家评阅书一套(5-7份)
                           ⑧博士学位论文纸质版1

                                                                           

                                             抄送:各二级党组织、党群部门。


                                                    

    中南大学办公室          主动公开     2016年10月25日印发

 








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